Kế hoạch truyền thông nội bộ luôn là một hoạt động thiết yếu cần có khi điều hành một tổ chức. Nếu truyền thông nội bộ hiệu quả, ban lãnh đạo có thể tiếp cận với nhân viên một cách tốt nhất. Lấy một dẫn chứng quen thuộc như Coca Cola, bạn có nghĩ vì sao tập đoàn này lại thành công trong công cuộc mở rộng cơ sở đến thế? Và kế hoạch truyền thông nội bộ có ý nghĩa thế nào trong thành công này của họ? Việc có một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ giàu năng lực cùng nhau đồng hành thì tương lai của tổ chức chắc chắn sẽ phát triển hơn.

Vậy, kế hoạch truyền thông nội bộ là gì? Bí quyết nào để lập được một kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng và hiệu quả? Hãy dành chút thời gian cùng Triangle Head mình tìm hiểu ở bài viết bên dưới nhé.

1. Tìm hiểu kế hoạch truyền thông nội bộ là gì?

Định nghĩa về truyền thông nội bộ

Sau khi đã tìm hiểu từ nhiều nguồn tài liệu, Triangle Head mình đã đúc kết ra được một khái niệm dễ hiểu nhất về truyền thông nội bộ bạn có thể tham khao sau đây.

Kế hoạch truyền thông nội bộ là gì? có thể hiểu đơn giản đây là “Cách một tổ chức giao tiếp và kết nối với nhân viên của mình”. Nội dung giao tiếp có thể là chia sẻ thông tin, kế hoạch hay những định hướng mà doanh nghiệp muốn truyền đạt đến nhân viên.

Việc giao tiếp nội bộ có thể được thực hiện thông qua email, các cuộc họp nhóm, họp định kỳ, họp trực tuyến, mạng nội bộ trong công ty. Qua đó tổ chức có thể truyền tải quan điểm, sứ mệnh và văn hóa doanh nghiệp tốt hơn.

Vai trò của bản kế hoạch truyền thông nội bộ

tại sao phải có kế hoạch truyền thông nội bộ? Với cá nhân mình thì bảng kế hoạch đóng vai trò ngày càng lớn trong bộ máy doanh nghiệp. Thông qua giao tiếp nội bộ, lãnh đạo có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng và chính xác, giúp tiến độ hoạt động và năng suất của doanh nghiệp đạt kết quả cao hơn. Dưới đây là một số lợi ích mà truyền thông nội bộ mang lại:

• Giao tiếp nội bộ giúp gắn kết sức mạnh từ cá nhân đến tập thể, từ bộ phận này đến bộ phận khác.
• Nhân viên sẽ thấy được giá trị của bản thân, được lắng nghe và được trọng dụng. Từ đó tạo sự thu hút, thích thú và động viên các cá nhân trong tổ chức.
• Một tác dụng tích cực mà truyền thông nội bộ mang lại nữa là tạo dựng được mối quan hệ tin tưởng và trung thành của cả đôi bên. Tạo cảm giác nhân sự luôn được hiểu rõ về mọi kế hoạch của tổ chức. Vì lẽ đó, nhân viên sẽ cảm thấy yêu thích văn hóa doanh nghiệp và muốn gắn bó lâu dài hơn.
• Có nhiều hơn những ý tưởng sáng tạo và cải tiến. Một khi các kênh nội bộ được hoạt động và nhân sự có thể tự do “giao tiếp”, đó là lúc những đề xuất đột phá cũng “lên ngôi”. Và bạn hiểu gì rồi chứ? Năng suất và doanh thu cũng sẽ tăng theo.
• Giúp kéo gần khoảng cách giữa nhân viên và cấp trên. Một kênh truyền thông nội bộ sẽ tạo điều kiện tương tác hai chiều, làm cầu nối để mọi người trong tổ chức và các cấp lãnh đạo thêm gắn bó.

2. Hướng dẫn cách lập kế hoạch truyền thông nội bộ qua 5 bước

Cho dù đã hiểu rõ về truyền thông nội bộ, song không phải tổ chức nào cũng có cách xây kế hoạch truyền thông nội bộ thành công như mong muốn. Nếu bạn kỳ vọng vào một kế hoạch được vận hành “trơn tru”, để Triangle Head mình chia sẻ bạn các bước sau nhé.

Bước 1: Đánh giá tình hình nội bộ

Điều đầu tiên mà mình muốn chia sẻ là bạn cần tiến hành một cuộc kiểm tra và đánh giá tình hình giao tiếp nội bộ của tổ chức. Việc này sẽ giúp bạn nhìn rõ những vấn đề đã hoặc đang tồn tại trong doanh nghiệp. Dựa vào cơ sở đó, bạn có thể dễ dàng định hướng và xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ cho tổ chức. Cụ thể ở bước này, bạn hãy thử nhìn lại một số khía cạnh mà mình liệt kê dưới đây:

• Tình hình hoạt động kinh doanh, hoạt động nhân sự của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp đã triển khai thực hiện các hoạt động, các kênh truyền thông nội bộ hay chưa?
• Nếu có, giao tiếp nội bộ trong tổ chức có thực sự hiệu quả không?

Bước 2: Điều chỉnh mục tiêu và lập kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp với doanh nghiệp

Ở đây, bạn cần biết khái quát mục tiêu “đường dài” của doanh nghiệp, từ đó tạo cơ sở để xây dựng mục tiêu cho kế hoạch của bạn sẽ “khớp” với “bức tranh toàn cảnh” của tổ chức. Nhờ vậy, mục tiêu bản kế hoạch có nhiều cơ hội được chấp thuận hơn vì nó hợp với mục tiêu chung.

Cũng như Stan Garber, nhà sáng lập Scout RFP đã nói, “Điều này có vẻ như không có trí tuệ, nhưng nó là nền tảng cho việc nhiều công ty không lập bản đồ các mục tiêu cụ thể của từng bộ phận trở lại mục tiêu tổng thể của công ty. Chúng tôi vạch ra các mục tiêu của bộ phận trực tiếp hỗ trợ thành công của công ty chúng tôi. Bằng cách này, mặc dù mỗi cá nhân và bộ phận đều có các mục tiêu khác nhau, nhưng tất cả chúng ta đều đang làm việc hướng tới các mục tiêu chung và được kết nối”.

Cụ thể để bạn có thể kết nối được khung kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết với những mục tiêu công ty bạn cần:

• Yêu cầu một cuộc họp với giám đốc điều hành của bạn. Sử dụng cuộc họp này để hiểu về các mục tiêu trong năm và hiểu được tầm nhìn của bộ phận của bạn liên quan đến chúng.
• Giải thích tầm quan trọng của chiến lược lần này. Nếu có những sáng kiến ​​lớn trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, hãy thể hiện cho ban lãnh đạo biết.
• Hiểu rõ hệ thông nội bộ doanh nghiệp một cách cụ thể. Như chuyên gia vi mạch Rachel Miller đã nói, “Trở thành một nhà giao tiếp nội bộ chiến lược và cố vấn đáng tin cậy có nghĩa là bạn cần thể hiện kiến ​​thức chuyên sâu của mình về doanh nghiệp.”

Bước 3: Xác định các mục tiêu và kết quả chính cho kế hoạch truyền thông nội bộ

Sau khi đã xác định được mục tiêu riêng và mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, bạn cần phải định hướng phương thức thực hiện để đạt được mục tiêu đó.

Qua tìm hiểu và nghiên cứu từ nhiều nguồn thông tin, mình nhận thấy mô hình mục tiêu và kết quả chính (OKR) rất phù hợp để áp dụng lập kế hoạch truyền thông nội bộ. Qua đây, bạn cần đặt ra các câu hỏi về mục tiêu của mình để hướng đến việc phù hợp với chiến lược chung. Và những chỉ số được thu thập từ kết quả sẽ là tiền đề để bạn điều chỉnh OKR tiếp theo. Cụ thể ở những yếu tố:

• Mục tiêu có tầm nhìn rộng không?
• Giúp đạt được các mục tiêu của công ty không?
• Phù hợp với chiến lược của công ty không?
• Lục tiêu có yếu tố khách quan hay không?

Bước 4: Xác định các chỉ số chính cho chiến lược truyền thông nội bộ

Cũng như các kế hoạch khác, bản kế hoạch truyền thông nội bộ cũng cần có chỉ số hiệu suất (KPI) để tổng hợp, đo lường và phân tích hiệu quả hoạt động. Và những chỉ số cần đo lường và so sánh được dựa trên mục tiêu và kết quả mà bạn đã đưa ra.

Danh sách những gì cần đo lường của bạn sẽ phụ thuộc vào các mục tiêu và kết quả chính mà bạn đã chọn. Ví dụ: nếu mục tiêu chính của bạn là tăng mức độ tương tác của nhân viên qua kênh email, bạn nên xem xét các chỉ số sau:

• Tỷ lệ mở thư: cho bạn biết liệu mọi người có đang được thông báo và biết các thông báo quan trọng của công ty hay không
• Số lần nhấp vào liên kết: Theo dõi các lần nhấp vào liên kết cho phép bạn biết liệu khán giả của mình có tương tác hay không
• Vị trí: Nếu bạn có các nhóm làm việc tại các văn phòng và khu vực khác nhau, các chỉ số dựa trên vị trí sẽ giúp bạn xác định các nhóm gắn bó cao hoặc rời xa.
• Phản hồi và phản hồi của nhân viên: Nếu bạn chưa khảo sát nhân viên của mình, bây giờ là lúc bắt đầu. Các cuộc khảo sát có thể là cách tốt nhất để hiểu những gì nhân viên của bạn đã tham gia khi nói đến giao tiếp nội bộ.

Bước 5: Đảm bảo kế hoạch truyền thông nội bộ đa dạng và hòa nhập

Hiện nay, không hề hiếm thấy khi một tổ chức có đa dạng sắc tộc và văn hóa. Do đó, doanh nghiệp cũng chú trọng việc làm cách nào để nội bộ công ty có thể Đa dạng và Hòa nhập hơn. Tuy nhiên, để kế hoạch truyền thông nội bộ được truyền tải đầy đủ và rõ ràng vẫn là một thách thức với nhiều doanh nghiệp.

Vậy làm cách nào để việc thực hiện Mô hình Đa dạng và Hội nhập hiệu quả nhất? Bạn hãy lưu ý một vài khía cạnh sau:

• Hiểu rõ lý do tại sao bạn muốn Đa dạng và Hội nhập.
• Có chiến lược với các mục tiêu đã được xác định.
• Nói về những gì đang diễn ra “phía sau hậu trường”
• Truyền tải thông điệp trên nhiều kênh nội bộ khác nhau.
• Thành thật với đội ngũ nhân viên về những ý định tiếp theo của tổ chức.

Vừa rồi mình đã chia sẽ cho bạn quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ theo 5 bước, qua những trải nghiệm mà mình đúc kết được. Tiếp nối sau đây, là những lỗi thường gặp khi lập bản kế hoạch truyền thông nội bộ, bạn hãy tham khảo qua trách mắt những sai lầm khi thực hiện nhé!

3. 4 lỗi thường gặp khi lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ như “mạch máu” dẫn truyền từ “bộ não” đến các “cơ quan” và ngược lại. Tuy nhiên, trong quá trình ấy đôi khi cũng sẽ xuất hiện những vấn đề mà bạn khó phát hiện khiến cho việc hoạt động không được “lưu thông”. Vậy hãy cùng Triangle Head mình điểm qua những “mối nguy” tiềm ẩn này và tránh ngay nha.

Sử dụng phỏng đoán để đo lường

Sau khi xây dựng bản kế hoạch cũng đừng nghĩ rằng bản kế hoạch mà bạn áp dụng vẫn luôn hoạt động hiệu quả nhé. Hãy theo dõi nó thường xuyên, đo lường và thống kê xem nó có thật sự tốt như bạn nghĩ hay không?

Thông điệp khó tiếp cận

Khi muốn truyền tải hoặc chia sẻ một thông điệp, bạn nên đơn giản hóa nội dung, không nên quá nhiều hay quá phức tạp. Vì đôi khi sẽ khiến đội ngũ nhân sự không thể hiểu hết ý nghĩa mà bạn muốn nói. Điều đó vô tình làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.

Thiếu gắn kết trong khâu triển khai

Vô hình chung luôn có khoảng cách giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên. Hãy tiếp cận và lắng nghe ý kiến của mọi người trong tổ chức để hiểu hơn về quan điểm của họ. Nhờ vậy bạn sẽ có thể hoạt động giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn.

Tránh sử dụng các từ ngữ cá nhân

Điều cuối cùng mình muốn chia sẻ, là bạn nên chú ý thái độ khi giao tiếp trong nội bộ, không nên dùng từ ngữ “bề trên” để đưa ra thông điệp. Hãy giao tiếp như những người bạn với nhau. Như vậy lực lượng lao động sẽ cảm thấy thoải mái và gần gũi hơn với “sếp lớn”.

Tóm lại, lập kế hoạch truyền thông nội bộ bài bản và toàn diện sẽ giúp ích rất lớn trong việc xây dựng và phát triển cho tương lai của doanh nghiệp.

Trên đây là tất cả những thông tin về kế hoạch truyền thông nội bộ mà Triangle Head mình đã tìm hiểu và muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng sau bài viết này bạn sẽ có thêm thông tin để định hướng về chiếc lược truyền thông nội bộ nhé, ngoài ra nếu bạn muốn tìm hiểu bảo quát hơn về xây dựng thương hiệu nhận sự hãy tham khảo qua bài viết Employer Branding

Tài liệu tham khảo bài viết:

https://www.contactmonkey.com/blog/how-internal-communication-and-employee-engagement-connect

https://www.workvivo.com/blog/internal-communications-planning/

https://thestrategystory.com/blog/internal-communication-strategy-plan-examples-best-practices/